Archivierung und Digitalisierung
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Archivierung und Digitalisierung für Ihr Unternehmen
Sharp Optimised Scanning
Der Zeitaufwand in Unternehmen für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten ist immens hoch, Kosten hierfür werden häufig unterschätzt, liegt laut Untersuchungen der Hackett Group bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen bei 2-4 Euro pro Rechnung. Wir zeigen Ihnen das es auch anders geht.
Effektive Dokumentenmanagement-Lösungen bieten folgende Funktionen:
- Erfassen und Organisieren von Dokumenten – Informationen aus beliebigen Quellen wie E-Mails, Druckern, Kopierern oder Bürosystemen werden digital erfasst, klassifiziert und sicher gespeichert.
- Zugangskontrolle und mehr Transparenz – Klare Regeln stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den jeweils relevanten Informationen haben.
- Zusammenarbeit verbessern und rationalisieren – Alle Mitarbeitenden greifen auf dieselben Dokumente zu, können Änderungen vornehmen und arbeiten stets mit der aktuellsten Version.
- Pflege einer einheitlichen Dokumenteninfrastruktur – Dokumente werden so verwaltet, dass ein reibungsloser Austausch mit ERP-, CRM- und Finanzsystemen möglich ist.
- Sicherere Verwaltung von Informationen – Zentrale Richtlinien und Berechtigungskonzepte schützen Dokumente zuverlässig vor Verlust und unbefugtem Zugriff.
- Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften – Prüfpfade und digitale Signaturen unterstützen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und interner Compliance-Vorgaben.
Abläufe definieren
Ziel ist die automatisierte Ablage aller Belege im Zusammenhang mit Kunden, Mitgliedern, Verkaufsaufträgen, Personalunterlagen, Eingangspost u.v.m. Die Ablage kann entweder direkt in eine vorhandene oder einer zu definierenden Ordnerstruktur im Firmennetzwerk erfolgen. Hierfür werden über Datenbankabfragen, Texterkennungen, Barcodes oder durch die direkte Eingabe am Scansystem alle relevanten
Beleginformationen erkannt und verwendet.
Wir starten also damit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen genau zu betrachten und die Workflows, die im Zusammenhang mit Belegen/Akten existieren, zu analysieren.
Hierbei arbeiten wir intensiv mit Ihren
Fachabteilungen zusammen, um eine genaue Profilerstellung vorzunehmen. Ziel ist u.a.:
- die Einrichtung von Scanprofilen (inkl. Konvertierung in gängige MS-Office Formate)
- die Definition der auslesenden Dokumenten-Parameter zwecks Weiterverarbeitung
- die Festlegung von Suchfunktionen
Zusammenfassung
- Scansoftware passt sich den Bedürfnissen und Arbeitsabläufen des Kunden an, nicht umgedreht
- baut auf vorhandene Ordnerstruktur auf oder erstellt sie auf Wunsch
Vielseitig einsetzbar für:
- Postablage
- Projekte
- Belege (Tankquittung etc.)
- Rechnungsablage
- Lieferscheine
- usw.
KUNDENSTIMMEN
Das sagen unsere Kunden
Kauf, Leasing
oder Miete
Ganz gleich für was Sie sich interessieren: Wir finden eine Lösung. All unsere Telefonanlagen können gekauft, geleast oder gemietet werden. Somit steht Ihre Flexibilität an erster Stelle. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot.